في هذه المرحلة يتم نسخ الوثائق الورقية باستعمال الناسخات الضوئية ودمج كل الوثائق المعنية بملف رقمي مع إضافة بيانات الملف أوغيرها من المعلومات للتعريف بالملف والتي تحفظ في ملف XML، ليتم بعدها تحويل جميع الوثائق ملفات صور إلى ملفات A-PDF كنسخة للحفظ للوصول إليه بطريقة سريعة.وكذلك استرجاع الوثائق واستخدامها، ولأنها وثائق مؤرشفة، يمكن للموظفين فقط من استخدام هذه الوثائق ومشاركتها عبر شبكة محلية تربط مختلف المديريات والأقسام والوصول إلى قاعدة بيانات الأرشيف الرقمي المخزن في مركز البيانات.
يمكن القول انه تلك الإجراءات التي تتعلق بتحويل الوثائق الورقية إلى وثائق رقمية من أجل حمايتها من الضياع مع ضمان ديمومتها والوصول إليها بطرق سهلة وسريعة ومشاركتها مع الاخرين.
